Atlas est un logiciel de gestion parasitaire pour les entreprises d'extermination qui ont des techniciens sur le terrain. Cet article suit un répartiteur qui doit caser un appel urgent dans une journée déjà remplie, et montre ce que le logiciel fait pour lui et ce qu'il lui laisse.

Le problème, une journée qui ne tient pas le plan du matin

À 10 h 40, un gestionnaire d'immeuble appelle. Un locataire a trouvé des punaises de lit dans son lit, il ne veut pas y dormir ce soir. Les techniciens ont chacun cinq ou six passages. Personne n'est libre, et chaque minute passée à chercher une solution au téléphone est une minute où le reste de la journée prend du retard.

Le vrai risque n'est pas l'urgence elle-même. C'est le passage qu'on repousse en catastrophe et qu'on oublie de replanifier, ou le client qu'on ne prévient pas et qui attend devant sa porte.

Mise en situation, une urgence à Montréal pendant une tournée à Laval

Ce matin, un technicien tourne à Laval jusqu'à 14 h. Une technicienne est à Montréal, avec en fin de matinée un passage préventif contre les souris dans un commerce, qui peut attendre un jour. L'urgence est dans un immeuble de Montréal, à quelques rues de son passage suivant. Le répartiteur décide de lui confier l'urgence et de reporter le préventif au lendemain matin.

Les cinq questions à poser au téléphone

  • Quel nuisible, et depuis quand.
  • Quel logement, à quel étage, dans quel immeuble.
  • Comment entrer, qui a la clé, qui sera présent.
  • Qui autorise et qui paie, le locataire, le propriétaire ou le gestionnaire.
  • Le logement est-il prêt, ou faut-il envoyer la fiche de préparation d'abord.

Étape par étape, dans Atlas

  1. Créer l'intervention au bon endroit. La rattacher au client, à l'immeuble et au logement concernés. L'historique de ce logement se consulte au bureau, avec les passages déjà faits.
  2. Lire la journée de chaque technicien. Le planning groupe les interventions par jour, chaque ligne avec son technicien, son adresse et son statut. C'est là que le répartiteur voit qui termine près de l'adresse.
  3. Reporter ce qui peut attendre. Le passage préventif se glisse sur le lendemain. Il garde son heure, sa durée et son technicien.
  4. Confier l'urgence. Dans la fiche de l'intervention, le répartiteur choisit la technicienne dans la liste. Le glisser-déposer, lui, ne change jamais de technicien.
  5. Prévenir. Le bouton « Créer et prévenir le client » envoie une confirmation au client de l'urgence. Le client du passage reporté reçoit un avis de modification s'il avait déjà été prévenu et si les avis au client sont activés dans les réglages.
  6. Laisser la consigne. L'accès, la clé, le locataire à appeler vont dans la note de l'intervention, que la technicienne lira devant la porte. Cochée « Masquer cette note au client », elle reste interne.

Ce que voit chacun

  • Le dirigeant retrouve une journée lisible le soir. Le préventif n'a pas disparu, il est sur le lendemain, et un passage qui n'a pas pu se faire reste affiché avec son motif, obligatoire, jusqu'à ce qu'on le replanifie.
  • Le répartiteur fait tout depuis le même écran, sans rappeler personne pour annoncer le changement.
  • La technicienne retrouve l'urgence dans sa liste du jour en la rouvrant, avec l'adresse, le logement et la note. Sans réseau, son téléphone garde la dernière liste reçue et la reprend de lui-même au retour du réseau.
  • Le gestionnaire d'immeuble reçoit la confirmation par courriel, au nom de l'entreprise, et n'a pas à rappeler pour savoir si quelqu'un vient.

Ce qu'Atlas automatise

  • La liste du technicien, qui reprend le planning à jour à chaque ouverture et au retour du réseau.
  • Les courriels au client, à la création, au déplacement ou à l'annulation d'un passage, quand les avis sont activés et que le client a une adresse courriel.
  • Les jours fériés de la province, respectés par le planning et par les passages récurrents.
  • Le motif exigé quand un passage échoue, pour qu'il ne disparaisse pas du planning.

Ce qui reste sous le contrôle de l'entreprise

  • Le choix du technicien. Atlas ne calcule ni distance ni charge de travail.
  • Ce qui peut attendre, et ce qui ne le peut pas.
  • Le prix de l'urgence, et la facture, qui se saisit à la main après le passage.
  • L'appel au client quand un courriel ne suffit pas.

Les limites d'Atlas face aux urgences

Atlas n'a pas de carte, pas d'itinéraire et pas d'optimisation de tournée. Il ne suggère pas le technicien le plus proche et ne compte pas les heures déjà chargées. Il n'envoie pas de SMS, seulement des courriels. Ces choix restent ceux du répartiteur, et le logiciel sert à ce qu'aucun passage ne se perde en route.

À Montréal, une démarche de plus pour les punaises de lit

À Montréal, l'exterminateur déclare à la Ville chaque intervention contre les punaises de lit, dans les cinq jours. Atlas ne transmet rien à la Ville. L'historique du logement garde la date et le technicien du passage, ce qui sert à remplir la déclaration.

Pour le détail du planning, la page planning et dispatch montre l'écran et ses limites. Les taxes, les documents et les règles propres au Canada sont réunis sur la page Atlas au Canada. Pour la suite de la journée, côté terrain, lisez la journée d'un technicien exterminateur.