AtlasLes notes, tout ce qui ne rentre pas dans une intervention
Une note, c'est l'information utile qui ne se range nulle part : un code de porte, le nom du concierge, une consigne d'un client, une chose à commander. Atlas lui donne un endroit, à côté du planning et des fiches clients. Chaque note a un titre, un texte que l'on peut mettre en forme, des tâches à cocher, et peut se rattacher à un client. Les notes se cherchent, s'épinglent, et restent sur l'appareil où elles sont écrites. Atlas n'envoie aucun rappel sur une tâche, ne partage pas les notes avec l'équipe et n'accepte ni photo ni fichier joint.
- Ce qu'on y met
- Du texte mis en forme, des listes à puces, et des tâches à cocher
- Rattachement
- À un client, dont le nom s'affiche sur la note et dans la liste
- Épinglage
- Les notes épinglées restent en tête de liste
- Recherche
- Sur le titre, le texte et les tâches
- Enregistrement
- Automatique, il n'y a pas de bouton Enregistrer
- Où c'est gardé
- Dans le navigateur, par compte, pas dans la base
- Partage
- Aucun, une note reste personnelle
- Sur téléphone
- Oui, la liste puis la note, un écran à la fois
Pourquoi tenir ses notes dans Atlas plutôt qu'ailleurs ?
Parce que l'information sert au moment où l'on regarde le planning. Une note rangée dans une autre application arrive toujours trop tard, quand le technicien est déjà devant la porte.
Le code de la porte du 4520 n'a d'intérêt qu'à deux moments, quand on prépare la tournée et quand on est devant l'immeuble. S'il vit dans les notes du téléphone du patron, dans un fil de messages ou sur un papier collé à l'écran, il manque exactement à ces deux moments-là. Le technicien appelle le bureau, le bureau cherche, la journée prend vingt minutes de retard pour une information que quelqu'un connaissait.
Une note écrite dans Atlas est au même endroit que le planning, les fiches clients et l'historique par adresse. On l'ouvre en deux clics depuis l'écran où l'on travaille déjà, sans changer d'application ni chercher dans quel fil elle avait été écrite.
À quoi ressemble une note utile, concrètement ?
Aux informations qu'on redemande sans arrêt : accès, contacts, consignes de client, matériel à commander, échéances à ne pas rater.
Voici cinq notes réelles d'une entreprise d'extermination, telles qu'elles s'écrivent en trente secondes entre deux appels.
- Codes d'accès des immeubles
- « 4520 Saint-Denis, porte principale 1954, cave 22B. 1180 Papineau, clavier à droite, 7781. La gestion change les codes chaque trimestre, revalider en octobre. » Épinglée, rattachée au client, c'est la note qu'on rouvre dix fois par semaine.
- Le concierge et ses horaires
- « Robert, 514 555-0110, présent le matin seulement. Passe par la ruelle pour les poubelles. » Une note d'accès évite un déplacement pour rien.
- Consigne d'un client
- « Le Nord, cuisine libre entre 14 h et 16 h uniquement. Madame Tremblay veut un rapport écrit après chaque passage. » Rattachée au client, elle réapparaît sous son nom dans la liste.
- À commander
- Une note avec trois tâches à cocher, gel anti-blattes, pièges rongeurs, gants. Le compte de ce qui reste à faire s'affiche dans la liste, sans ouvrir la note.
- Échéances et formation
- « Certificat CD5, inscription avant le 30, deux jours à Laval, prévoir un remplaçant. » Ce genre d'information se perd toujours, et se paie cher quand un technicien ne peut plus traiter.
Quelle différence entre une note et une tâche ?
Une note dit ce qu'il faut savoir, une tâche dit ce qu'il faut faire. Dans Atlas elles vivent ensemble, parce qu'elles arrivent dans la même minute.
Au téléphone avec un gestionnaire d'immeuble, deux choses sortent en même temps. Une information à retenir, le nouveau code de la porte. Et un travail à faire, prévenir le technicien avant son passage de jeudi. Séparer les deux dans deux outils oblige à choisir au moment où l'on écrit, et c'est précisément le moment où l'on n'a pas le temps de choisir.
Chaque note d'Atlas porte donc son texte et sa liste de tâches. On coche au fur et à mesure, le nombre de tâches restantes s'affiche dans la liste des notes, et une note dont tout est fait le dit aussi.
Que change le fait de rattacher une note à un client ?
La note cesse d'être un papier volant. Elle porte le nom du client dans la liste, ce qui permet de retrouver d'un coup d'œil ce que l'on sait d'un immeuble.
C'est ce qui sépare un carnet d'entreprise d'un bloc-notes ordinaire. Une note rattachée à Gestion Immobilière Tremblay affiche ce nom sous son titre et dans la liste, en pastille. Quand une équipe accumule cinquante notes en six mois, c'est la seule façon de retrouver celle qui concerne l'immeuble où l'on va ce matin.
Le rattachement se fait en un clic depuis la note, et se retire aussi facilement. Une note peut très bien n'être rattachée à personne, c'est le cas de tout ce qui concerne l'entreprise elle-même, le camion, les commandes, les formations.
Qu'est-ce que ça fait gagner, réellement ?
Des appels au bureau en moins, et des informations qui cessent de disparaître avec la personne qui les connaissait.
Le gain ne vient pas du fait d'écrire plus vite, il vient de ne plus chercher. Un code d'accès demandé par radio, un concierge qu'on appelle deux fois parce que personne n'a noté ses horaires, une consigne de client oubliée qui oblige à repasser, ce sont des minutes qui ne se voient nulle part mais qui reviennent chaque semaine.
Il y a aussi ce qui ne se rattrape pas. Quand l'information vit dans la tête d'une seule personne, elle part avec elle en vacances et disparaît quand elle quitte l'entreprise. Une note écrite au bon endroit reste, et le remplaçant n'a pas à tout redécouvrir.
Ce que les notes ne font pas
- Les notes restent sur l'appareil où elles sont écrites. Elles ne suivent pas d'un ordinateur à l'autre et ne sont pas partagées avec l'équipe.
- Aucun rappel n'est envoyé sur une tâche. Une tâche cochable n'est pas un rendez-vous, pour cela il y a le planning et les rappels du soir.
- On ne peut y joindre ni photo ni fichier.
- Une note ne se rattache qu'à un client, pas encore à un immeuble, un logement ou une intervention précise.
- Vider les données du navigateur efface les notes, comme n'importe quel brouillon local.
Questions fréquentes
Mes notes sont-elles visibles par mes techniciens ?
Non. Une note reste sur l'appareil où elle est écrite et n'est partagée avec personne. Pour transmettre une consigne à un technicien, elle a sa place dans la note de l'intervention, qu'il voit dans son espace.
Est-ce que je retrouve mes notes sur mon téléphone ?
Pas celles écrites sur l'ordinateur. Les notes sont gardées par le navigateur, chacun a donc les siennes. L'écran, lui, fonctionne sur téléphone, la liste puis la note, un écran à la fois.
Puis-je mettre du texte en gras ou faire des listes ?
Oui. La barre au-dessus de la note propose le gras, l'italique et les listes à puces, et un raccourci pour ajouter une tâche.
Comment retrouver une note écrite il y a trois mois ?
Par la recherche, qui regarde le titre, le texte et les tâches. Les notes rattachées à un client affichent son nom dans la liste, ce qui aide aussi à repérer la bonne.
Faut-il enregistrer une note après l'avoir écrite ?
Non, il n'y a pas de bouton Enregistrer. Ce qui est tapé est gardé au fur et à mesure, et la note affiche Enregistré.
À lire ensuite
Essayez le carnet
La démonstration s'ouvre sans compte. Écrivez une note, cochez une tâche, rattachez-la à un client.