La boîte mail intégrée au logiciel de gestion parasitaire

Pourquoi intégrer la boîte mail dans un logiciel de gestion d'interventions ?

Parce que la demande arrive presque toujours par courriel, et que la traiter oblige aujourd'hui à passer d'un outil à l'autre pour retrouver l'adresse, l'historique et la disponibilité du technicien.

Dans une entreprise de contrôle parasitaire, le point de départ d'une intervention est rarement un formulaire. C'est un gestionnaire d'immeuble qui écrit qu'il y a des souris au troisième, ou un locataire qui répond à un passage précédent.

Le dispatcheur lit ce courriel dans un onglet, ouvre le logiciel dans un autre, cherche le client, retrouve l'immeuble, vérifie qui est libre, puis revient répondre. Chaque aller-retour coûte quelques dizaines de secondes et, surtout, une chance d'oublier.

Afficher la messagerie dans le même écran supprime ces allers-retours. Le message est là, le planning est à un clic, l'historique du logement aussi. C'est moins spectaculaire qu'une automatisation, mais c'est ce qui fait gagner le plus de temps sur une journée réelle, parce que ça s'applique à chaque demande et pas seulement aux cas prévus.

Quelles messageries peut-on brancher sur Atlas ?

Gmail et Google Workspace, Zoho, iCloud, Yahoo, ainsi que les boîtes liées à un nom de domaine chez OVHcloud, Infomaniak, Hostinger ou IONOS. Toute autre boîte compatible IMAP se branche en saisissant ses serveurs.

Vous choisissez votre messagerie dans une liste, et Atlas remplit à votre place les réglages techniques, les serveurs et les ports, puis affiche les étapes exactes à suivre chez ce fournisseur précis. Il n'y a que deux champs à remplir, votre adresse et le mot de passe. Voici la liste complète, avec ce que chacune demande.

Gmail, compte personnel

Pour une adresse en @gmail.com. Un mot de passe d'application, à créer dans la sécurité du compte Google. La validation en deux étapes doit être active, sinon l'option n'apparaît nulle part.

Google Workspace

Pour une adresse professionnelle gérée par Google. Même parcours, avec une réserve, l'administrateur de l'entreprise peut avoir désactivé les mots de passe d'application pour tout le monde. Lui seul peut alors les rouvrir.

Zoho Mail, adresse professionnelle

Pour une adresse liée à votre nom de domaine. Il faut d'abord activer l'accès IMAP dans les paramètres de la messagerie, puis créer un mot de passe spécifique aux applications. Ces comptes utilisent les serveurs imappro et smtppro, différents de ceux des comptes gratuits.

Zoho Mail, compte gratuit

Pour une adresse en @zohomail.com. Même parcours, activer l'accès IMAP puis créer un mot de passe spécifique aux applications, mais avec les serveurs imap et smtp classiques.

iCloud Mail

Un mot de passe pour application, créé depuis le compte Apple, section connexion et sécurité. Fonctionne pour les adresses en me.com et icloud.com.

Yahoo Mail

Un mot de passe d'application, généré depuis la sécurité du compte. Couvre les adresses yahoo.com et yahoo.ca.

OVHcloud

Aucune manipulation particulière. Votre adresse complète sert d'identifiant et le mot de passe est celui de votre webmail habituel.

Infomaniak

Le mot de passe habituel de la boîte suffit. Si la double authentification est active sur le compte, créez plutôt un mot de passe d'application depuis votre espace.

Hostinger

Le mot de passe habituel de la boîte, celui que vous utilisez dans le webmail. Réinitialisable depuis hPanel si vous l'avez oublié.

IONOS

Le mot de passe habituel de la boîte, modifiable depuis votre espace client. Les serveurs nord-américains sont préréglés, les comptes ouverts en France utilisent des serveurs en .fr.

Toute autre boîte IMAP

Vidéotron, Bell, ou la messagerie de votre hébergeur. Vous saisissez vous-même le serveur de réception, le serveur d'envoi et leurs ports, et nous vous aidons à les trouver si besoin.

Microsoft, impossible

Outlook, Hotmail et Microsoft 365 restent affichés dans la liste mais grisés, avec l'explication. Voir la question suivante.

Comment Atlas explique-t-il la connexion, étape par étape ?

Dès que vous choisissez votre messagerie, l'écran affiche les étapes numérotées propres à ce fournisseur, avec le lien vers son aide officielle, et les réglages techniques sont déjà remplis.

C'est le point qui fait échouer la plupart des intégrations de messagerie ailleurs. On demande à quelqu'un un serveur IMAP, un port et un mot de passe d'application, sans lui dire où les trouver, et il abandonne. Atlas prend le problème dans l'autre sens. Vous ne voyez que votre cas, pas une notice générale, et les termes techniques restent cachés tant que vous n'en avez pas besoin.

1. Choisissez votre messagerieGmail, Google Workspace, Zoho, iCloud, Yahoo, OVHcloud, Infomaniak, Hostinger, IONOS, ou toute autre boîte IMAP. Atlas remplit alors les serveurs et les ports à votre place.
2. Créez un mot de passe d'application chez votre fournisseurLes étapes numérotées de votre fournisseur s'affichent à l'écran, avec le lien vers sa page officielle. Comptez deux à trois minutes.
3. Saisissez votre adresse et ce mot de passeDeux champs, rien d'autre. Votre mot de passe habituel n'est jamais demandé, et celui-ci reste révocable chez votre fournisseur.
4. Cliquez sur tester la connexionAtlas ouvre vraiment la réception puis l'envoi avant d'enregistrer quoi que ce soit. En cas d'échec, rien n'est conservé et l'erreur est expliquée en français clair.

Les étapes de votre fournisseur

Six étapes numérotées pour Gmail, huit pour Zoho, six ou sept chez un hébergeur. Écrites dans le vocabulaire exact de leurs écrans, pas dans le nôtre.

Le lien vers l'aide officielle

Un lien direct vers la page du fournisseur, pour ceux qui préfèrent vérifier à la source.

Les serveurs déjà remplis

Vous ne saisissez que deux champs. Les réglages techniques sont préconfigurés et restent modifiables dans un volet replié, pour les cas particuliers.

Les pièges annoncés à l'avance

Un encadré prévient de ce qui va coincer chez vous, un compte Zoho européen, un administrateur Google qui a bloqué l'option, une boîte Microsoft impossible.

Un test avant d'enregistrer

Atlas ouvre vraiment la réception puis l'envoi avec vos identifiants. Rien n'est conservé si la connexion échoue.

Des erreurs en français clair

Pas de code technique. Vous lisez que le mot de passe est refusé, que le serveur est introuvable ou que l'IMAP est désactivé, avec ce qu'il faut faire.

Qu'est-ce qu'on peut faire une fois la boîte branchée ?

Tout ce qu'on attend d'une messagerie, lire, répondre, transférer, chercher, ranger, plus ce qu'une messagerie ordinaire ne peut pas savoir, qui est ce client et quelles interventions il a déjà eues.

L'écran est celui d'une messagerie classique et se prend en main sans explication. Les allers-retours d'un même échange sont regroupés en un seul fil, vos propres réponses comprises, pour ne pas relire dix fois le même sujet. Les courriels en HTML s'affichent avec leur mise en page, nettoyée de tout ce qui pourrait suivre votre lecture, et les images distantes restent bloquées tant que vous ne les demandez pas.

Lire et répondre

Répondre, répondre à tous, transférer. La réponse part de votre adresse et se rattache à l'échange chez votre correspondant, elle n'ouvre pas une conversation séparée.

Chercher

La recherche est faite par le serveur de messagerie, pas seulement sur les courriels déjà affichés. Depuis la réception elle fouille la réception et les envoyés ensemble, depuis la corbeille ou les indésirables elle reste sur le dossier affiché.

Ranger

Signaler un indésirable, suivre d'une étoile, supprimer. Plusieurs à la fois en cochant les cases.

Brouillons

Ce que vous écrivez est gardé une demi-seconde après la dernière frappe et revient tel quel si vous fermez la fenêtre.

Signature

Atlas retrouve la signature de vos anciens envois et la propose dans vos réponses. Elle s'efface comme n'importe quel texte.

Pièces jointes

Celles que vous recevez s'ouvrent d'un clic avec leur nom et leur poids. Celles que vous envoyez s'ajoutent par bouton ou en les déposant dans la zone de réponse.

Qu'est-ce que la boîte mail apporte que Gmail ne peut pas faire ?

Elle sait qui vous écrit. Quand l'adresse correspond à une fiche de votre carnet, le courriel porte une étiquette Client, et vous savez à qui vous avez affaire avant même d'ouvrir le message.

Une messagerie ordinaire ne connaît pas vos clients. Elle affiche une adresse, à vous de vous souvenir si c'est un donneur d'ordre, un fournisseur ou un inconnu. Atlas compare l'adresse à votre carnet et le dit, d'un coup d'œil, dans la liste comme dans le message ouvert. Sur une boîte qui reçoit cinquante courriels par jour, c'est ce qui sépare une demande de client d'une infolettre.

Étiquette Client

Posée seulement quand l'adresse correspond exactement à une fiche, ou quand le domaine appartient en propre à l'entreprise. Jamais sur un gmail.com, que deux personnes sans lien peuvent partager.

Étiquettes Facture et Devis

Posées sur l'objet du message uniquement, où le vocabulaire est explicite. Rien n'est deviné à partir du corps du texte.

Rien quand rien n'est sûr

Adresse inconnue, aucun bloc affiché. Une étiquette fausse serait pire que pas d'étiquette.

Atlas convient-il à une entreprise de dératisation au Québec comme en France ?

Oui pour les deux, avec une différence à connaître. L'interface, l'aide et le support sont en français, les messageries des deux marchés sont préréglées, mais l'abonnement est facturé en dollars américains.

Le métier porte des noms différents des deux côtés de l'Atlantique. Au Québec on parle de gestion parasitaire et d'extermination, en France de lutte antiparasitaire et de 3D, pour dératisation, désinsectisation et désinfection.

Le logiciel, lui, fait la même chose, parce que le travail est le même. Un signalement arrive par courriel, il faut retrouver l'adresse, l'historique du logement, envoyer un technicien et garder une trace.

Au Québec et au Canada

Les boîtes Gmail, Google Workspace et les adresses des fournisseurs d'accès comme Vidéotron ou Bell se branchent en IMAP. Les dates, les heures et les adresses suivent les usages canadiens.

En France

Les boîtes OVHcloud, Infomaniak, IONOS et Zoho professionnel sont préréglées, ce sont celles des hébergeurs les plus répandus chez les TPE françaises. Une adresse liée à votre nom de domaine se branche comme les autres.

Deux langues, un seul logiciel

Chaque personne de l'équipe choisit le français ou l'anglais, sans changer de compte ni de données. Utile pour une entreprise qui travaille dans les deux langues.

Ce qu'il faut savoir avant de vous décider

L'abonnement est facturé en dollars américains, et l'éditeur est établi hors de l'Union européenne. Si votre marché impose un hébergement européen, dites-le nous avant de vous engager.

Peut-on brancher une boîte Outlook ou Microsoft 365 ?

Non, et ce n'est pas un choix d'Atlas. Microsoft a supprimé la connexion par mot de passe sur ses boîtes personnelles en septembre 2024, puis sur l'envoi en avril 2026. Les mots de passe d'application n'existent plus chez eux.

La seule voie possible pour une boîte Microsoft est le bouton de connexion officiel de Microsoft, qui suppose une vérification annuelle de leur part. Nous la préparons. En attendant, la messagerie Microsoft est affichée dans la liste mais grisée, avec l'explication, plutôt que de vous laisser essayer et échouer. Si votre boîte est chez eux, écrivez-nous, cela nous aide à savoir combien d'entreprises sont concernées.

Où va le mot de passe de la boîte, et qui peut le lire ?

Il est chiffré avant d'être enregistré, avec une clé qui ne se trouve pas dans la base de données. Personne ne peut le relire, ni depuis l'application, ni depuis la base.

Le mot de passe voyage vers notre serveur, qui vérifie d'abord que la connexion fonctionne vraiment, puis le chiffre et l'enregistre sous cette forme. La clé de déchiffrement vit dans la configuration du serveur, séparée de la base. Une copie volée de la base ne contient donc que des données illisibles. L'application ne lit jamais cette colonne, elle passe par une vue qui ne la contient pas.

Peut-on répondre et joindre des fichiers depuis Atlas ?

Oui. La réponse part avec votre propre adresse, et les fichiers s'ajoutent par un bouton ou en les déposant directement dans la zone de réponse.

C'est un geste courant dans ce métier. Un gestionnaire envoie la photo d'un dégât, vous répondez avec la confirmation du passage ou un document. Les pièces jointes reçues s'affichent sous le message avec leur nom et leur poids.

Pour la réponse, vous pouvez faire glisser plusieurs fichiers d'un coup, les retirer un par un, et le destinataire reçoit un courriel qui vient de votre adresse habituelle, pas d'une adresse automatique.

Questions fréquentes

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