Les rappels automatiques aux techniciens, la veille au soir

Quand part le rappel, et vers qui exactement ?

Chaque soir, aux techniciens qui ont au moins une intervention le lendemain. Ceux qui n'ont rien de prévu ne reçoivent rien.

Il part chaque soir, automatiquement, et vise la journée du lendemain. Atlas regarde qui a au moins une intervention prévue demain, et n'écrit qu'à ces personnes. Un technicien qui n'a rien de prévu ne reçoit rien, ce qui compte plus qu'il n'y paraît.

Un rappel qui arrive tous les soirs, y compris les soirs où il n'y a rien, cesse d'être lu au bout de deux semaines. En n'écrivant que quand il y a quelque chose à dire, le message garde sa valeur. Le courriel part dans la langue du technicien, français ou anglais, selon son propre réglage.

Pourquoi la veille au soir plutôt que le matin même ?

Parce qu'un rappel n'a de valeur que s'il laisse le temps de réagir. Reçu la veille, il vous rend une soirée entière pour réorganiser la journée.

Un technicien qui découvre à sept heures du matin qu'il commence à l'autre bout de la ville n'a plus de marge. Le même message reçu la veille au soir lui permet d'organiser son départ, de préparer son matériel, ou de vous signaler tout de suite un problème, un rendez-vous personnel oublié, un véhicule à l'atelier.

Vous récupérez alors une soirée entière pour réorganiser la journée dans le planning, au lieu de découvrir le trou à huit heures avec un client qui attend.

Pourquoi un technicien ne reçoit-il parfois rien ?

Deux conditions doivent être remplies, une adresse courriel renseignée et un compte confirmé. C'est presque toujours l'une des deux qui manque.

Deux conditions doivent être remplies pour qu'un rappel parte, et c'est volontaire.

Une adresse courriel

doit être renseignée sur sa fiche. Sans adresse, Atlas ne peut évidemment rien envoyer.

Son compte doit être confirmé

c'est à dire qu'il a bien validé son accès. Tant que ce n'est pas fait, aucun message ne part, ce qui évite d'écrire dans le vide pendant des semaines.

Si un technicien vous dit ne rien recevoir, la cause est presque toujours l'une de ces deux-là, et elle se corrige en trente secondes sur sa fiche.

Qu'est-ce que ça change concrètement pour une petite équipe ?

Ça supprime le rituel du soir, et surtout l'oubli qui va avec. L'envoi ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un un vendredi soir.

Ça supprime le rituel du soir. Dans beaucoup d'entreprises de trois à quinze techniciens, le dirigeant envoie lui-même les messages en fin de journée, un par technicien, souvent en recopiant les adresses depuis un tableur. C'est une demi-heure quotidienne, à l'heure où il est le plus fatigué, donc le plus susceptible d'oublier quelqu'un.

L'envoi automatique retire cette tâche et, surtout, il retire l'erreur, puisqu'il ne dépend pas de la mémoire de quelqu'un un vendredi soir. Le technicien garde en plus sa feuille de route du jour dans son espace le lendemain matin, le rappel n'est qu'un filet de sécurité.

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