Le passage est fait, le client est content, et la facture attend. Elle attend le soir, le dimanche, parfois trois semaines. Pendant ce temps l'argent dort. Ce n'est pas un problème d'organisation, c'est un problème d'outil, parce que refaire à la main un document que le logiciel connaît déjà par cœur est exactement le genre de tâche qu'on repousse.

Que doit contenir une facture d'extermination au Québec ?

Revenu Québec fixe les mentions obligatoires selon trois tranches de montant, moins de 30 $, de 30 $ à moins de 150 $, et 150 $ et plus. Plus le montant monte, plus la facture doit en dire. Une intervention d'extermination tombe presque toujours dans la tranche la plus exigeante, celle de 150 $ et plus, qui demande notamment le nom de l'acheteur en plus des mentions habituelles.

Le point qui coûte le plus cher quand il manque, ce sont les numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ. Ils sont obligatoires dès que l'entreprise perçoit ces taxes, et ce sont eux qui permettent à un client d'entreprise, une gestion immobilière par exemple, de réclamer ses crédits de taxe sur intrants. Une facture sans ces numéros revient, et elle revient toujours au mauvais moment.

Les règles complètes sont publiées par Revenu Québec, préparation des factures. À noter aussi, l'inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ devient obligatoire au delà de 30 000 $ de revenus sur quatre trimestres civils consécutifs. En dessous, une entreprise reste un petit fournisseur et ne facture aucune taxe, ce qu'un logiciel doit savoir respecter au lieu d'imposer ses deux lignes.

Comment calculer la TPS et la TVQ sans se tromper d'un cent ?

Les deux taxes se calculent chacune sur le sous-total hors taxes. La TVQ ne porte pas sur le sous-total additionné de la TPS. C'était le cas avant 2013 et beaucoup de modèles traînent encore l'ancienne règle, ce qui donne un total trop élevé d'environ vingt-cinq cents sur une facture de 500 $. Vingt-cinq cents, c'est peu, sauf quand le client rapproche sa facture de son relevé et vous appelle.

Sur un traitement de punaises de lit facturé 450 $, le calcul juste donne 22,50 $ de TPS, 44,89 $ de TVQ et un total de 517,39 $. Sur 180 $, il donne 9,00 $ et 17,96 $, pour un total de 206,96 $. Ce second cas est piégeux, parce que la TVQ y tombe pile sur la demie et qu'un arrondi mal fait sort 17,95 $ au lieu de 17,96 $.

Écran de facturation d'Atlas pour une entreprise d'extermination, avec le décompte de la TPS et de la TVQ

Pourquoi un numéro de facture ne doit jamais sauter ?

Parce qu'un trou dans la suite est la première chose qu'un contrôle cherche, et que l'expliquer trois ans plus tard demande de retrouver ce qui s'est passé ce jour là. La cause la plus fréquente est banale, une facture commencée puis abandonnée qui a emporté son numéro avec elle.

La parade tient en une règle, le numéro s'attribue au moment de l'envoi et pas à l'enregistrement du brouillon. On écrit alors autant de brouillons qu'on veut, on les jette sans conséquence, et la suite ne commence qu'au moment où un document part chez quelqu'un. C'est le choix retenu dans Atlas, où un brouillon s'affiche sans numéro tant qu'il n'est pas émis.

Que faire quand le montant était faux ?

On n'efface pas, on annule. Une facture émise garde son numéro, reste visible, s'affiche barrée, et une nouvelle facture prend le relais avec le bon montant. C'est ce que demande un comptable, et c'est surtout ce qui tient si quelqu'un conteste six mois plus tard. Un logiciel qui laisse retoucher une facture déjà partie ne protège personne, ni l'entreprise ni son client.

Le client doit-il recevoir un courriel ou un PDF ?

Les deux, et chacun fait un travail différent. Le courriel décide si le document est ouvert, donc il doit être court, dire le montant, la date limite et la façon de payer. Le PDF est la pièce que le client classe, imprime et transmet à sa comptabilité. Envoyer la facture entière dans le corps d'un courriel donne un message long que personne ne lit et rien à classer au bout, et le client redemande le PDF.

Comment se faire payer plus vite ?

En retirant au client toutes les raisons d'attendre. Trois lignes suffisent, le nom exact à écrire sur le chèque, l'adresse où le poster, et l'adresse du virement. Un chèque libellé au nom d'usage plutôt qu'à la raison sociale revient par la poste deux semaines plus tard, et personne n'y avait pensé.

La quatrième ligne est celle qu'on oublie le plus souvent, le numéro de facture à indiquer avec le paiement. Sans référence, un virement de 517,39 $ arrive sous un nom qui n'est pas toujours celui du client, et il faut appeler pour savoir ce qu'il règle. Ajoutez une date limite claire et une relance qui dit « rappel » dans son objet, pour que le client ne croie pas recevoir une seconde facture et ne paie pas deux fois.

Et pour une société 3D qui travaille hors du Québec ?

Le vocabulaire change et les taxes aussi. L'Ontario applique une TVH unique, les provinces de l'Ouest séparent la TPS fédérale et leur taxe provinciale, l'Alberta ne perçoit que la TPS. Aux États-Unis, le taux de l'État n'est qu'un point de départ, les comtés et les villes ajoutent le leur et le total change d'une rue à l'autre. En France, c'est la TVA et un numéro intracommunautaire. Un logiciel utile propose le bon jeu de taxes d'après le pays du compte, puis laisse corriger, parce qu'un taux se vérifie et ne se devine pas.

Ce qu'un logiciel de facturation ne remplace pas

Il ne remplace pas votre comptable, il lui donne des pièces propres. Il n'encaisse pas non plus à votre place, du moins pas dans Atlas, où le client paie comme avant, par chèque, par virement ou sur votre terminal, et où vous cochez « payée » avec le mode reçu. Il ne fabrique pas davantage de factures récurrentes, un contrat trimestriel se facture passage après passage. Dire ces limites d'avance vaut mieux que de les découvrir le jour où la première facture doit partir.

Pour voir le détail de ce que fait la facturation d'Atlas, ses taxes, son verrou et son PDF, la page facturation l'explique écran par écran. Le devis est le document qui la précède, et la page tarifs donne le prix, 39,99 USD par mois avec un technicien inclus.

Les mots du métier, et pourquoi ils comptent sur une facture

Au Québec on parle d'extermination et d'exterminateur, en France de société 3D pour dératisation, désinsectisation et désinfection, et les documents officiels des deux pays parlent de gestion parasitaire ou de lutte antiparasitaire. Sur une facture, ces mots ne sont pas de la décoration. La prestation écrite noir sur blanc, extermination de punaises de lit, dératisation d'un vide sanitaire, désinsectisation de coquerelles ou désinfection après dégât, est ce qui permet à un gestionnaire d'immeuble de justifier la dépense, à un restaurateur de la présenter lors d'une inspection, et à vous de retrouver ce qui a été fait à cette adresse trois ans plus tard.