La facturation, du prix tapé au courriel reçu par le client

Pourquoi voir le courriel du client pendant qu'on fait la facture ?

Parce qu'une facture ne se rattrape pas. Elle part une fois, elle est lue par la comptabilité de quelqu'un, et une erreur dedans coûte un appel, une correction et parfois un retard de paiement.

L'écran est coupé en deux. À gauche le formulaire, à droite non pas un document en l'air, mais le message tel qu'il arrivera dans la boîte du client, avec l'expéditeur, le destinataire, l'objet et la pièce jointe. C'est cette fenêtre-là que vous reconnaîtrez, parce que c'est celle que votre client ouvrira.

Un second onglet montre la pièce jointe elle-même, la facture en PDF, affichée pour de vrai et pas en image. Les deux comptent : le message décide s'il est ouvert, le PDF est ce que le client garde et donne à son comptable.

Le même code des deux côtés

Le PDF que vous regardez avant d'envoyer est dessiné par le code qui produit celui du courriel. Ce n'est pas une approximation, c'est le même fichier.

Le courriel ne répète pas la facture

Il dit bonjour, annonce ce qui est facturé, affiche le montant et la date limite, rappelle la pièce jointe et donne les moyens de paiement. Un client lit ça en dix secondes.

Le destinataire manquant se voit avant

Si la facture n'a pas de courriel client, la ligne « À » le dit en rouge, avant l'envoi et pas après.

Comment les taxes sont-elles calculées ?

À partir de ce que vous avez réglé une fois, jamais d'un taux écrit dans le logiciel. Vous choisissez l'endroit où vous facturez, Atlas propose les taxes qui s'y perçoivent, vous vérifiez et vous ajoutez vos numéros d'inscription.

Le pays de votre compte fait le premier tri. Un compte canadien ouvre sur les provinces, avec la TPS fédérale et la taxe provinciale séparées là où elles le sont, et la TVH là où elles sont fondues.

Un compte américain ouvre sur les États, un compte français sur la TVA. La province et l'État, eux, se choisissent : proposer le Québec à un Ontarien facturerait 14,975 % au lieu de 13, et personne ne relit un champ déjà rempli.

Deux lignes, pas une

Le Québec perçoit la TPS et la TVQ, chacune avec son propre numéro d'inscription, et les deux doivent apparaître séparément. L'Ontario n'en a qu'une. Un travailleur non inscrit n'en affiche aucune.

La TVQ ne se calcule pas sur la TPS

Elle porte sur le sous-total hors taxes. C'était l'inverse avant 2013, et beaucoup de modèles traînent encore l'ancienne règle, ce qui fait un total trop haut de vingt-cinq cents sur une facture de 500 $.

Les numéros s'impriment sous le total

C'est ce qui permet à un client d'entreprise de réclamer ses crédits de taxes. Sans eux, il rappelle.

Les taux sont recopiés sur la facture

Un taux qui change l'an prochain ne réécrit pas les factures de cette année. Relire une facture de l'an dernier montre les taxes de l'an dernier.

Qu'est-ce qui empêche une facture d'être modifiée après coup ?

La base de données, et non l'écran. Un écran se contourne avec deux onglets ; la règle qui protège une pièce comptable est posée là où personne ne passe à côté.

Tant que c'est un brouillon, tout se corrige, et le brouillon n'a pas encore de numéro. Il en reçoit un au moment de l'émettre. C'est ce qui évite qu'un brouillon abandonné emporte son numéro et laisse un trou définitif dans la suite, ce qu'un contrôle cherche précisément.

Si le montant était faux, on annule et on en fait une autre. C'est ce que demande un comptable, et c'est ce qui tient si quelqu'un conteste six mois plus tard.

Comment le client sait-il comment vous payer ?

Vous l'écrivez une fois dans les réglages, et cela s'imprime sur chaque facture, sur le PDF comme dans le courriel.

1. Le nom pour le chèqueSouvent la raison sociale complète, qui n'est pas le nom d'usage affiché sur votre logo. Un chèque au mauvais nom revient par la poste deux semaines plus tard.
2. L'adresse où le posterCelle du jour de l'émission, figée sur la facture. Un déménagement en juin ne fait pas arriver les chèques de mars à la nouvelle adresse.
3. L'adresse du virementAu Québec, le courriel du virement Interac. Ailleurs, vos coordonnées bancaires.
4. Le numéro à indiquerAjouté tout seul sous les moyens de paiement. Sans référence, un virement de 574,88 $ arrive d'un nom qui n'est pas toujours celui du client, et il faut appeler pour savoir ce qu'il règle.

Le bloc disparaît de lui-même dès que la facture est marquée payée. Le laisser ferait croire à une seconde demande, et c'est le genre de malentendu qui coûte un remboursement.

Comment savoir ce qui reste à encaisser ?

La liste montre chaque facture avec son état, et une facture émise dont l'échéance est passée bascule d'elle-même en retard.

Brouillon

Pas encore de numéro, rien n'est parti, tout se corrige et se supprime.

Émise

Le numéro est pris, le contenu est figé. Le délai que vous accordez fixe la date limite.

En retard

Émise, non payée, échéance dépassée. Le jour même de l'échéance ne compte pas, le client a jusqu'au soir.

Payée

Avec la date et le mode de paiement, virement, chèque, comptant ou carte.

Annulée

Barrée, visible, numéro conservé.

Le menu de chaque ligne ne propose que les gestes qui ont un sens à ce moment-là. On ne relance pas un brouillon, on ne supprime pas une facture émise, et « marquer payée » disparaît une fois qu'elle l'est.

Un contrat trimestriel, faut-il le refacturer à la main ?

Non. Un contrat est un modèle de facture plus une fréquence, et la facture se fabrique toute seule à la date prévue.

Tous les mois, ou tous les ans

Six rythmes proposés, du mensuel à l'annuel, et n'importe quelle valeur entre 1 et 24 mois si aucun ne convient.

Déposée en brouillon, ou envoyée d'office

Vous choisissez par contrat. En brouillon, vous relisez avant que ça parte. En envoi automatique, le client la reçoit sans que vous touchiez à rien.

Le contrat signé voyage avec

Vous joignez le PDF du contrat au modèle, il part avec chaque facture. Un gestionnaire d'immeuble qui conteste a la pièce sous les yeux.

Se met en pause, ne se perd pas

Un contrat en pause arrête de facturer et garde tout. Il repart au même rythme quand vous le reprenez.

La date du contrat avance AVANT que la facture soit fabriquée, jamais l'inverse. Une coupure au mauvais moment laisse donc au pire un contrat non facturé ce mois-là, jamais deux factures pour le même mois chez le même client. Le premier cas se rattrape d'un clic, le second coûte un remboursement et une explication.

Et les clients qui ne paient pas ?

Atlas les relance à votre place, à une heure ouvrable, et il s'arrête tout seul avant de devenir insistant.

Vous fixez le délai

La relance ne part qu'un certain nombre de jours après l'échéance, que vous réglez une fois. Avant ça, Atlas ne dit rien.

À neuf heures, chez vous

Dans le fuseau horaire de votre entreprise, pas dans celui du serveur. Un client de Vancouver n'est pas relancé à six heures du matin.

Une par semaine, trois au maximum

Jamais deux relances en moins de sept jours sur la même facture, et trois envois au total. Passé ça, Atlas se tait et c'est à vous de décrocher le téléphone.

Elle s'arrête quand la facture est payée

Marquez-la payée et la suite des relances tombe d'elle-même.

C'est un interrupteur, pas un réglage par défaut. Tant que vous ne l'allumez pas dans les réglages, aucune relance ne part, et Atlas n'écrit jamais à un client sans que vous l'ayez décidé.

Questions fréquentes

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