Les rappels automatiques, la veille au soir et avant les échéances

Quand part le rappel, et vers qui exactement ?

Chaque soir, aux techniciens qui ont au moins une intervention le lendemain. Ceux qui n'ont rien de prévu ne reçoivent rien.

Il part à 20 h, automatiquement, et vise la journée du lendemain. Atlas regarde qui a au moins une intervention prévue demain, et n'écrit qu'à ces personnes. Un technicien qui n'a rien de prévu ne reçoit rien, ce qui compte plus qu'il n'y paraît.

Un rappel qui arrive tous les soirs, y compris les soirs où il n'y a rien, cesse d'être lu au bout de deux semaines. En n'écrivant que quand il y a quelque chose à dire, le message garde sa valeur. Le courriel part en français ou en anglais, selon la langue réglée sur votre compte, la même pour toute l'équipe.

À quelle heure exactement, et dans quel fuseau ?

À 20 h à l'horloge de votre entreprise, quel que soit le pays. Une entreprise de Montréal, une de Phoenix et une de La Réunion reçoivent chacune à 20 h chez elle.

L'heure d'envoi suit le fuseau enregistré dans vos réglages, celui de vos chantiers, pas celui du serveur ni celui de l'appareil sur lequel vous travaillez. C'est le genre de détail qu'on ne remarque que lorsqu'il est faux.

Un logiciel qui envoie à heure fixe universelle expédie le planning du lendemain à dix-huit heures pour les uns et après minuit pour les autres, et dans le second cas il annonce carrément le mauvais jour, puisque minuit passé, demain est déjà devenu après-demain.

Vingt heures locales

La journée est finie, la soirée n'est pas tard, et il reste le temps de dire qu'un rendez-vous personnel a été oublié.

Neuf heures locales pour le client

Deux jours avant le passage, tôt, pour qu'il ait sa journée entière devant lui s'il doit libérer un accès ou faire garder un animal.

Chaque région à sa règle

L'Arizona, la Saskatchewan et le Yukon ne changent pas d'heure alors que leurs voisins immédiats le font. Atlas les distingue, plutôt que de les regrouper et de se tromper d'une heure huit mois sur douze.

Rien à calculer

Vous choisissez votre région une fois dans les réglages. Le changement d'heure du printemps et de l'automne est suivi tout seul, des deux côtés de l'Atlantique, même quand les dates ne tombent pas le même week-end.

Sauf l'alerte de certificat

Elle voyage avec une autre tâche du matin, donc elle part à heure fixe, la même pour tout le monde, et compte les jours restants sur l'heure de l'Est.

Peut-on couper un rappel sans couper les autres ?

Oui. Une page Rappels dans les réglages, un interrupteur par envoi, séparés selon qui les reçoit.

Les rappels ont leur propre page dans les réglages, à côté de Paramètres. Elle les range par destinataire, ce qui est la seule question qui se pose vraiment quand on ouvre cet écran, qui reçoit quoi et quand.

Au technicien

Le planning du lendemain, allumé au départ. Une entreprise qui donne ses affectations de vive voix chaque soir peut l'éteindre, ce qui n'était pas possible avant.

Au client

Le rappel deux jours avant, et l'avis quand l'intervention est terminée. Éteints au départ, tous les deux, parce qu'écrire à la clientèle de quelqu'un sans qu'il l'ait demandé ne se fait pas.

Un client à la fois

Sur la fiche d'un client, vous pouvez le retirer de ces envois même quand le réglage général est allumé. Quelqu'un qui a demandé qu'on ne lui écrive plus ne doit pas se retrouver relancé six mois plus tard.

Ce qui ne s'éteint pas

Si un client a déjà été prévenu d'un passage et que vous déplacez ou annulez ce passage, il est prévenu. Ces deux là ne créent pas une information, ils en corrigent une déjà envoyée.

Pourquoi la veille au soir plutôt que le matin même ?

Parce qu'un rappel n'a de valeur que s'il laisse le temps de réagir. Reçu la veille, il vous rend une soirée entière pour réorganiser la journée.

Un technicien qui découvre à sept heures du matin qu'il commence à l'autre bout de la ville n'a plus de marge. Le même message reçu la veille au soir lui permet d'organiser son départ, de préparer son matériel, ou de vous signaler tout de suite un problème, un rendez-vous personnel oublié, un véhicule à l'atelier.

Vous récupérez alors une soirée entière pour réorganiser la journée dans le planning, au lieu de découvrir le trou à huit heures avec un client qui attend.

Atlas prévient-il avant l'expiration d'un certificat de technicien ?

Oui. Dès qu'une date d'échéance est renseignée, Atlas écrit deux mois avant au technicien concerné et au responsable, puis à intervalles rapprochés, et continue chaque semaine tant que le certificat reste expiré.

Au Québec, appliquer un pesticide exige un certificat du ministère de l'Environnement, avec une date de fin de validité. Un certificat périmé, ce n'est pas un détail administratif, c'est un technicien qui n'a plus le droit de traiter, et une entreprise exposée au premier contrôle ou à la première plainte. Personne ne s'en aperçoit le jour même, et le renouvellement prend plusieurs semaines.

Six alertes avant l'échéance

À 60, 30, 14, 7, 3 et 1 jour, puis le jour même. Assez pour ne pas oublier, assez espacé pour ne pas devenir du bruit qu'on classe sans lire.

Une relance par semaine ensuite

Tant qu'un certificat reste expiré, le rappel revient tous les sept jours. Il s'arrête de lui-même quand la nouvelle date est saisie.

Au technicien concerné

C'est lui qui doit refaire la démarche et qui reçoit les convocations du ministère. Il reçoit un message personnel, avec son numéro et sa date.

Et au responsable

Un seul courriel par entreprise, listant tous les techniciens concernés, le plus urgent en tête. Il assigne le travail et porte le risque en cas de contrôle.

Pourquoi les deux

Un message qui n'arriverait qu'au bureau supposerait que quelqu'un pense à le transmettre, ce qui est exactement l'oubli qu'on cherche à éviter.

Rien à activer

Il suffit d'inscrire la date d'échéance sur la fiche du technicien. Sans date, aucun rappel, et aucune alerte inutile.

Pourquoi un technicien ne reçoit-il parfois rien ?

Deux conditions doivent être remplies, une adresse courriel renseignée et un compte confirmé. C'est presque toujours l'une des deux qui manque.

Deux conditions doivent être remplies pour qu'un rappel parte, et c'est volontaire.

Une adresse courriel

doit être renseignée sur sa fiche. Sans adresse, Atlas ne peut évidemment rien envoyer.

Son compte doit être confirmé

c'est à dire qu'il a bien validé son accès. Tant que ce n'est pas fait, aucun message ne part, ce qui évite d'écrire dans le vide pendant des semaines.

Si un technicien vous dit ne rien recevoir, la cause est presque toujours l'une de ces deux-là, et elle se corrige en trente secondes sur sa fiche.

Qu'est-ce que ça change concrètement au quotidien ?

Ça supprime le rituel du soir, et surtout l'oubli qui va avec. L'envoi ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un un vendredi soir.

Ça supprime le rituel du soir. Dans beaucoup d'entreprises de trois à quinze techniciens, le dirigeant envoie lui-même les messages en fin de journée, un par technicien, souvent en recopiant les adresses depuis un tableur. C'est une demi-heure quotidienne, à l'heure où il est le plus fatigué, donc le plus susceptible d'oublier quelqu'un.

L'envoi automatique retire cette tâche et, surtout, il retire l'erreur, puisqu'il ne dépend pas de la mémoire de quelqu'un un vendredi soir. Le technicien garde en plus sa feuille de route du jour dans son espace le lendemain matin, le rappel n'est qu'un filet de sécurité.

Questions fréquentes

À lire ensuite